Sử dụng pivot table trong excel

Pivot table là một trong những tính năng hữu dụng và mạnh mẽ nhất của Excel dùng để tổng hợp, trích lọc, phân tích dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng. Kết quả của PivotTable có thể tiếp tục được sử dụng để tính toán ra các chỉ tiêu mới nhằm phục vụ các mục đích khác nhau. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng pivot table làm báo cáo thống kê doanh thu theo nhóm hàng, khu vực và tháng:

Hướng dẫn sử dụng pivottable cơ bản

– Đầu tiên, bạn cần có bảng dữ liệu như sau:

*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*

Chẳng hạn như ví dụ của tôi, tôi chọn Conditional Formatting là Data Bars để xem tỷ lệ về dữ liệu của những người có trong danh sách.

Bạn đang xem: Sử dụng pivot table trong excel

Ưu điểm của vấn đề này chính là việc Conditional Formatting sẽ theo sát PivotTable của bạn, nghĩa là kể cả khi bạn kéo thả, Conditional Formatting sẽ chạy theo đúng với field mà bạn đã thiết lập từ trước và bạn sẽ không phải tốn công để chỉnh sửa lại điều kiện như phải làm với ô.

4. Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành dạng %

Với bảng dữ liệu như bên trên, bây giờ bạn muốn thay đổi nó thành định dạng % tích lũy tăng dần để vẽ biểu đồ Pareto thì bạn phải làm như thế nào? Chắc chắn là bạn không nên tính toán bằng tay ra tỷ lệ % rồi sau đó cộng dồn lại.

Chúng ta có thể làm theo một cách khác như sau: Bấm vào giá trị mà bạn cần chuyển đổi ngay trên vùng Values của PivotTable -> chọn Value Field Settings.


Một cửa sổ sẽ hiện lên, và bạn chọn qua thẻ Show Values As. Ngay tại đây, bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn tùy theo vào mục đích bạn muốn biến dữ liệu ra sao. Với tôi, nếu tôi muốn tùy biến thành % tích lũy, tôi có thể chọn vào % Running Total In -> OK.

Xem thêm: Mách Nhỏ Bạn Cách Để Làm Người Khác Thích Mình Hiệu Quả 99%, Yêu Một Người Không Yêu Mình Phải Làm Sao


Và dữ liệu của bạn sẽ biến chuyển thành % tích lũy ngay lập tức.


5/ Group (nhóm) các dữ liệu

Bạn có nhiều dữ liệu rời rạc chẳng hạn như các tháng với nhau, và bạn muốn tính toán theo từng quý chẳng hạn, vậy bạn sẽ làm thế nào? Chúng ta sẽ có vài cách như sau:Cách 1: Trình diễn hết 12 tháng cùng dữ liệu tương ứng, sau đó tính tổng bằng hàm SUM bên ngoài để lấy giá trị tổng.Cách 2: Hoặc bạn chuyển qua dữ liệu gốc và thêm một cột Quý để PivotTable có thêm Quý nhằm giúp bạn kéo thả dễ dàng hơn.Cách 3: Sử dụng chức năng Group của PivotTable

Chúng ta có thể phân định cách nào tốt hơn qua ví dụ rời rạc hơn nữa như bài toán, tìm trung bình của 3 tháng 1, 5 và 7. Bạn có thể thấy bài toán này không có quy luật như bài toán Quý kể trên.

Và bạn cũng sẽ dễ dàng nhận thấy, cách 1 chỉ mang tính chất mì ăn liền giải quyết ngay tại chỗ, nhưng nó không thể theo bạn trong việc chuyển đổi bằng kéo thả vốn dĩ là đặc trưng của PivotTable. Bên cạnh đó, trong trường hợp tính kết quả tháng 1, 5 và 7, sử dụng công thức rất cập rập và khó khăn.

Cách 2 cũng không tốt hơn vì không có quy luật nào tồn tại ở đây thì sao bạn có thể điền dữ liệu cho một cột mới?

Cách 3 là ổn thỏa hơn cả. Quả thật, chức năng Group của PivotTable rất tốt, nó giúp bạn group lại các dữ liệu rời rạc mà bạn cho rằng nó liên quan để có thể có được kết quả tổng, trung bình,… từ nó một cách dễ dàng mà không cần phải tốn sức sử dụng bất kỳ phương pháp làm tay nào cả.

Hướng dẫn sử dụng Pivot chart

Pivot Chart và Pivot Table là 2 công cụ của Excel có mối quan hệ mật thiết và có vai trò quan trọng trong việc phân tích, thống kê dữ liệu. Pivot Chart chính là một cách thể hiện khác trực quạn hơn của Pivot Table. Để tạo Pivot Chart từ Pivot Table, bạn vui long xem hướng dẫn ở đây: Sử dụng Pivot chart tạo biều đồ tự động theo tùy chọn người dùng